La
planeación y su aplicación en las áreas funcionales
Naturaleza y propósito
La
planeación es la primera fase del proceso administrativo y consiste básicamente
en actividades que se realizarán en el futuro, a partir de decisiones tomadas
en el presente y cuyos resultados se verán u obtendrán también en el futuro.
Planear es proyectar y generar escenarios. La proyección es la base de la
percepción; tal como un hombre piensa,
así percibe. Esta fase de la práctica administrativa tiende por naturaleza
a desarrollar el aspecto intelectual de una organización, y quien lleva a cabo
tal función es un individuo o grupo de personas con un alto grado de
abstracción de la realidad en que se desenvuelve la institución. La planeación tiene por objeto conducir a
la organización hacia el estado que desea la dirección de la empresa, mediante
la formulación de estrategias y toma de decisiones. Desde un punto de vista
sistémico, la planeación involucra a toda la organización y las decisiones que
se toman afectan a todo el sistema; por tal motivo, debe abordarse con un
enfoque integral.
Dentro de los propósitos de la planeación está el definir al
objetivo o camino concreto, siendo esto fundamental para determinar las
directrices de una organización; la racionalización de los planes es otro de
los propósitos básicos, ya que permite un juicioso consumo de recursos. Todo
plan tiende a ser económico y la organización trabaja con recursos humanos,
económicos, técnicos y, sobre todo, con el tiempo siempre encima. Por ello, el
mejoramiento de sus bolsillos tiende a ser paralelo al mejoramiento de su
cerebro organizacional.
"Control sin
planeación es, simplemente, imposible"
Planificación estratégica
La
planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Se deben
tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el
clima organizacional.
Tienen
como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de
la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos
para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.
Entre
las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:
Identificación
de las estrategias actuales.
Identificación
de las metas estratégicas potenciales.
Selección
de metas estratégicas.
Evaluación
y ejecución de las estrategias.
Planificación táctica
Es
un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los
programas de la empresa.
Algunas
diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:
El
plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes
tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
El
alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los
tácticos son específicos.
Independencia,
ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas, y los planes
estratégicos la misión de la empresa
Para la realización de estos planes
son necesarios ciertos elementos
Misión: es la razón de ser de la empresa.
También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa
se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una
universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.
Visión: es la capacidad administrativa de
ubicar a la empresa en el futuro, donde deseamos estar de aquí a cinco años.
Por ejemplo, un banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la
prestación de servicios financieros en toda Europa".
Reglas: son normas precisas que regulan
una situación en particular. Aquí se exponen acciones u omisiones específicas,
y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar",
"no ingerir alimentos en este sitio", etc.
Metas: los diferentes propósitos que se
deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que
integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que
desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de
vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca
alcanzar el objetivo planteado.
Objetivos: son el resultado que se espera
obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un
objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004
con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta
un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).
a) Objetivos La organización que no
tiene idea de sus alcances y limitaciones, así como de hasta dónde quiere
llegar, tendrá serias dificultades para lograr sus metas. Un objetivo es,
entonces, un resultado final, un estado ideal que se pretende alcanzar. Terry y
Franklin nos definen el objetivo como la meta que se persigue, que prescribe un
ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación. Los
objetivos exigen ser claros y precisos para determinar los escenarios
necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los
objetivos mal planteados e inapropiados, lejos de ayudar a la dirección,
entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones.
Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes.
De ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven, exhorten al
triunfo y definan la misión y propósitos de una organización.
Tipos y clasificación Al analizar diferentes autores, estudiosos de la
práctica administrativa, encontramos que existe una galería inmensa sobre la
clasificación de los objetivos. La institución desarrolla sus objetivos con
base en renglones estratégicos tales como su misión, proyectos y cultura
propia. Analicemos algunos modelos al respecto.
a)Objetivos Económicos. Responden a las perspectivas de los inversionistas en cuestión de su dinero, a
la vez que satisfacen las necesidades de poder económico de sus trabajadores.
b)
Objetivos Sociales. Internamente crean un ambiente agradable de trabajo, desarrollan ética y fomento
de valores individuales y organizacionales, satisfacen en todos los valores que debe contener el producto
(materia prima, peso, contenido) a una sociedad cada vez más ávida de
creaciones y calidad. También ayudan a acabar con el desempleo, desarrollan una
apropiada infraestructura de la entidad en que se trabaja, etcétera.
c) Objetivos Políticos. Crean imagen, la alimentan y venden ante sus competidores y la
sociedad en general. Promueven enlaces, estrategias que ayuden al desarrollo de
la industria en específico, intercambio de información entre empresas,
unificación de estándares de calidad y filosofía de trabajo, etcétera.
d)
Objetivos Técnicos. Fomentan la educación entre los
trabajadores a través de la constante capacitación y promueven cada vez más
profesionistas en la línea gerencial de la institución, estimulan la
creatividad y el uso de tecnología de punta en su línea de trabajo.
En
función del área que abarcan y del tiempo que se establezca pueden ser:
Objetivos estratégicos o generales. Comprenden a toda la empresa y se
establecen a largo plazo.
En siguiente plano tenemos los objetivos de
división, que son creados en un área de trabajo definida por cierta
especialidad.
a) Los objetivos de departamento. Este tipo de objetivos tiende a desarrollar
metas más específicas de trabajo y tiene mucho que ver con el aspecto operativo
de la organización. Los jefes de departamento y los supervisores son los
encargados de elaborar dichos objetivos, ya que son, en teoría, los más
experimentados en las funciones y actividades de la organización.
b) luego, se encuentran los objetivos individuales. Son aquellos que genera el empleado en su
puesto de trabajo y tienen que ver con el desempeño individual, objetivos de
desarrollo personal y cumplimiento con estándares de trabajo.
Un objetivo es una
situación esperada que pretende la organización, pero en realidad esta situación tiene que
lograrse en forma eficiente, es decir, productivamente en todos los ángulos que
se le vean. ¿Cómo saber si fue eficiente
o no? Bueno, sencillamente midiéndola. En otras palabras, que el objetivo
debe ser susceptible de medición para determinar al final de la faena su
eficacia y eficiencia en la consecución de los logros. Aplicando el principio
de medición, podríamos decir que “el objetivo será tanto más seguro cuanto más
podamos apreciarlo, no sólo cualitativamente sino en forma cuantitativa o
susceptible a medirse”. Un método de medición es una enunciación clara sobre
cómo se debe medir el logro del objetivo; debe buscarse algún método disponible
para llevar a cabo dicha medición. En su defecto se agregará alguna expresión
como “juicio subjetivo”; es importante evitar esto. Asimismo, hay que
considerar que el instrumento de medición que utilicemos no salga muy caro en
relación con los resultados que deseamos obtener.
Políticas Definición
Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco
dentro del cual los empleados de una empresa pueden tomar decisiones usando su
iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el
mercado. La organización se encuentra en un estado dinámico, latente dentro de
la sociedad. A diario se definen situaciones, algunas poco usuales u otras de
índole rutinaria, pero todas estas circunstancias exigen de los agentes una
actitud correcta, decidir: ¿cuál acción debe tomarse?, ¿en qué momento y
condiciones? Éstas son algunas de las disyuntivas que se le presentan al
gerente o a algún otro agente de la organización al tener trato con su personal,
proveedores, clientes o equis grupo social. Para actuar en conformidad con las
condiciones que imperan en la institución o de acuerdo con su cultura
organizacional, es necesario auxiliarse con algún recurso, ya sea escrito o
simplemente empleado por tradición: las políticas. Las políticas, de acuerdo
con George R. Terry, son: “Una
orientación verbal, escrita o implícita, que fija la frontera proporcionada por
los límites y dirección general, de la cual se desenvuelve la acción
administrativa”. Koontz y Weihrich, por su parte, definen a las políticas
como “declaraciones o ideas generales que guían el pensamiento de los
administradores en la toma de decisiones”.
Características de las Políticas:
a) Las políticas se formulan con
cierto grado de flexibilidad, son elásticas y dinámicas y requieren
interpretación para usarse.
b) Las políticas pueden vaciarse en una
disposición concreta, convirtiéndose en normas.
c) Las políticas son declaraciones generales
para cumplir tres funciones: inspirar, interpretar y suplir normas.
d) Se formulan en los altos niveles.
e) Las políticas son un instrumento
de descentralización de la autoridad.
f) Facilitan y agilizan la toma de decisiones.
g) Con las políticas departamentales se
definen los límites de los sectores de la empresa, a la vez que los
interrelacionan.
h) A mayor número de políticas, mayor
eficiencia.
i) Definen el área en la cual deben tomarse
decisiones, pero no dan la decisión.
j) Tienden a ser amplias, dejan
lugar para el criterio.
k) Deben ser consistentes
Programas Definición Programas: son planes que
comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas,
asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de
las etapas de operación. De acuerdo con Peter Drucker, la administración del
tiempo es importantísima. A menos que el tiempo se administre adecuadamente,
nada que valga la pena será logrado. El tiempo es un recurso único. Es
invisible, indispensable, intangible, irremplazable y, por consiguiente, invaluable.
Se encuentra distribuido equitativa y uniformemente. Si se debe realizar algún
trabajo importante, se debe disponer de tiempo suficiente. Es necesario, antes
de tomar cualquier iniciativa, establecer la cronología y la prioridad de cada
una de las etapas y actividades que debemos cubrir, previamente al resultado
final. La programación de actividades nos permite estudiar diversas
alternativas y decidir el camino más rápido y económico para lograr un objetivo
en concreto Terry y Franklin definen al programa como: “Un plan amplio que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un
patrón integrado y que establece una secuencia de acciones requeridas y
programas cronológicos para cada uno con el fin de alcanzar los objetivos
estipulados”.
Las
características de los programas de trabajo son las siguientes:
a) El programa es un plan de trabajo, medido y
definido cronológicamente.
b) El programa suministra
información e indica estados de avance.
c) Es un instrumento de orden y aplicable a la
división de trabajo.
d) Desarrollar un programa de trabajo nos
permite disminuir costos y tiempos perdidos en el proceso del mismo,
aprovechando las holguras correspondientes.
e) El programa de trabajo va enlazado con los
presupuestos del mismo, permitiendo así un análisis más concienzudo de los
recursos que utilizaremos.
f) El programa de trabajo define
responsabilidades, evitando duplicidad de esfuerzos.
g) El programa de trabajo se define más en los
niveles tácticos y operativos, ya que éstos exigen experiencia, habilidades y
estudios técnicos del mismo.
h) Los programas coordinan las
operaciones de los diversos departamentos dentro de una institución.
i) Son la base del control.
Clasificación
Münch y García clasifican los programas en dos grandes rubros:
a. Tácticos. Son aquellos que se
establecen estrictamente para un área de actividad. Ejemplo: un programa de
mercadotecnia dentro del gobierno para reforzar las actitudes de la ciudadanía
respecto a los servicios que ofrece.
b. Operativos. Son aquellos que se establecen en
cada una de las unidades o secciones de las que forman un área de actividad.
Son más específicos que los programas tácticos. Por ejemplo: un programa de
investigación de mercados respecto al estudio de detección de necesidades de la
ciudadanía en el momento del pago de sus impuestos.
Procedimientos Definición: son planes que señalan una serie
de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia
cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este
tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a
los empleados.
Los procedimientos dentro de una organización
son muy importantes. Consideremos a los objetivos como la razón misma de la
empresa y a los procedimientos como el medio para lograrlos. El procedimiento
nos dice cómo hacer el trabajo, qué proceso usar, así como la información
complementaria u observaciones necesarias del mismo. Los procedimientos están
orientados hacia las tareas. En muchas ocasiones, se menciona que para poder
estandarizar el trabajo dentro de las empresas es necesario elaborar un manual
de procedimientos. De esta manera, el subordinado no tendrá que estar
preguntando constantemente o, en el peor de los casos, inventar cómo hacerlo;
así, el manual de procedimientos es una guía importante de trabajo y de toma de
decisiones. Este tipo de documentos (manual de procedimientos) tiene naturaleza
de instrucción. Mencionaremos a continuación algunas de las definiciones de los
procedimientos. Víctor Lázaro los define como: “Una serie de funciones, pasos, empleados por la dirección para que su
labor o cualquier trabajo, sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y
economía”. Münch Galindo y García Martínez: “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que debe seguirse en la realización de un trabajo repetitivo”.
Características
a) Los procedimientos son un instrumento de
carácter administrativo, y no técnico, como lo son los métodos.
b) Los procedimientos se dan en todos los
niveles de una empresa, aunque se encuentran en mayor número en los niveles de
operación.
c) Los procedimientos tienden a formar
“rutinas” de actividades, y no permiten iniciativa y creatividad por parte de
los trabajadores.
d) Los procedimientos representan el
concepto burocrático de una organización bajo la bandera del eficientismo.
e) Los procedimientos son como “el
seccionamiento” funcional de cada acto administrativo.
f) Los procedimientos siempre se fijan por
escrito y, de preferencia, gráficamente.
g) Los
procedimientos generan la especialización y degeneran en la enajenación del
trabajo.
Presupuestos Definición Presupuestos: es un plan que
representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos
cuantitativos tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc.
Los presupuestos pueden ser de operación (ventas, producción, inventarios,
etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma,
etc.).
La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas: Pre, que
significa antes de, y Supuesto, hecho. Por lo tanto, presupuesto significa
antes de lo hecho. El concepto de presupuesto ha sido definido por diferentes
autores; Guillermo Gómez Ceja: “El presupuesto se considera como un plan de
acción financiera para un programa que cubre un periodo definido”.
Características Considerando la importancia del
presupuesto como un plan necesario e instrumento vital para la administración
de los recursos económicos de toda identidad, es menester recordar algunas de
las características que lo distinguen de los demás planes de la organización:
a) El
presupuesto se considera dentro de la planeación administrativa como un plan temporal, ya que está diseñado para un
cierto periodo de tiempo.
b) El
presupuesto es un plan cuantificado en unidades monetarias.
c) Los
presupuestos son estados de los ingresos y gastos planeados.
d) El
presupuesto es el margen de acción de toda institución, salirse de él es
generar un descontrol sistémico; se debe elaborar con criterio y elasticidad.
e) Los
presupuestos se usan ampliamente por parte de los gerentes para planear,
vigilar, evaluar y controlar varias actividades y operaciones en todos los
niveles de una organización.
f) El presupuesto sirve como estándar de
desempeño.
g) El uso de los presupuestos exige a la
organización que elabore sus objetivos con mayor claridad y mensurabilidad que
de costumbre, porque los gerentes se ven obligados a desarrollar y declarar
objetivos alcanzables para las unidades organizacionales.
h) El presupuesto es frío, mide eficiencia
organizacional, pero no personal.
Clasificación La mayor parte de las
organizaciones opera un presupuesto para cada una de sus principales
actividades. Así, tenemos el uso de presupuesto de ventas, de producción, de
capital, de efectivo, de materias primas, etc. Aunque se pretenda estudiar a
cada uno de estos presupuestos como unidades separadas y distintas, en realidad
forman parte de un sistema integrador.
Dentro de las organizaciones existen diferentes tipos de presupuestos;
enseguida mencionaremos algunos de ellos.
a) Presupuesto
de ventas. Proporciona una estimación de la cantidad y el origen de los
ingresos esperados.
b) Presupuesto de gastos. Proporciona
detalles para la distribución de varios gastos, tales como de ventas, generales
y administración.
c) Presupuesto
de efectivo. Pronostica el flujo de los ingresos y egresos en efectivo.
d) Presupuesto de capital. Define las
inversiones específicas para oficina, planta, equipo, maquinaria, inventarios y
demás partidas de activo.
e) Presupuesto de producción.
Expresa los requisitos físicos de la producción esperada, incluyendo mano de
obra, materiales y gastos indirectos para el periodo del presupuesto. Del mismo
modo que los antes mencionados, tenemos presupuestos de compras, de mano de
obra, de inventarios, de costos de ventas, de materia prima, etcétera.
ETAPAS DEL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN
El proceso de
planificación consta de seis etapas que incluyen las siguientes acciones: 1)
evaluar las condiciones actuales, 2) determinar objetivos y metas, 3)
establecer un plan de acción, 4) asignar recursos, 5) ejecución y 6) control.
En la figura 2, se muestran estas etapas:
ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.
Esta evaluación
incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los indicadores
económicos y los factores competitivos. En la planificación estratégica se
adopta una visión panorámica del entorno del organización. Los planes
estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de
objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar
provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas a menazas.
ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS
Los objetivos son
fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su consecución previa
es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los objetivos
deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.
Las metas hacen
referencia a los que es importante para una organización y dan al personal de
plantilla un sentido de propósito.
ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN
Para el logro de los
objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las
acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos
prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción bien
planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen
diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.
ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS
Asignar recursos esta
relacionada con la presupuestación y posterior entrega de recursos. Los
recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o
de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una cantidad
predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una relación
entre la presupuestación como técnica de planificación y la presupuestación
como técnica de control.
ETAPA 5. EJECUCIÓN
La ejecución tiene que
ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los objetivos y
con la obtención de datos para la retroalimentación.
ETAPA 6. CONTROL
Se debe controlar la
decisión de planificación. la organización ha de dirigir las actividades del
trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos
casos, se reajusten para poder cumplirlos.
