UNIDAD IV

Naturaleza y propósito de la Organización

La creación de una estructura, la cual determine las  jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. La razón de ser de la organización es llegar a  los objetivos necesarios, para ello no existe nada más gratificante que cooperar para obtener los fines personales y también los comunes. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. El individuo que se encuentra en armonía se  desempeña mejor, en una empresa sucede lo mismo, una buena estructuración favorecer el buen convivir y beneficia hacia el  funcionamiento perfecto.

¿Qué es Estructura Organizacional ? La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.

¿Qué es el Departamento? El departamento es una o varias divisiones de la organización. Departamento es un áreabien determinada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

ORGANIZACION

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo  y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad  y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.

LA ORGANIZACIÓN Es una Función administrativa que consiste en definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas

TÉCNICAS DE LAORGANIZACIÓN

LOS ORGANIGRAMAS: El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una  empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

UTILIDAD

• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

• La división de funciones

• Los niveles jerárquicos.

• Las líneas de autoridad y responsabilidad.

• Los canales formales de la comunicación.

• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

MANUALES: Sirven como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

CUADROS OCUPACIONALES: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

DIAGRAMAS DE OPERACIONES O DE PROCESOS: permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya que permite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos  los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Existen diferentes formas de estructuras organizacionales que son utilizadas de acuerdo a las necesidades de cada empresa; las más comunes son.

La organización funcional, este tipo de estructura es la más empleada, en ella los departamentos o áreas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa, como es realmente muy simple se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias, lo importante de esta estructura es que agrupa a personas que tienen una posición similar dentro de la organización o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y habilidades del mismo estilo.

La organización por producto/medios, se presenta en las organizaciones que agrupan las actividades con base en los productos o servicios que comercializan, es muy común verla en empresas que tienen gran cantidad de productos y que por ser estos tan extensos resulta incontrolable organizarse como en el caso anterior, las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de producción, ventas y servicio respecto a sus líneas de productos.

La organización matricial que agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones, el objetivo principal de este tipo de estructuración es la de buscar la mayor integración de recursos especializados, lo cual es de gran utilidad cuando se desarrollan proyectos con tiempo definidos, en cuanto a su elaboración o entrega, a diferencia de los demás tipos de estructuras organizacionales, ésta no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que está pensada para desarrollarse en aquellas que trabajan en proyectos.

Autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado, un relación de autoridad en línea o pasos directos.

La naturaleza de la relación del personal de apoyo (staff) es asesora. La función de quienes tienen una capacidad puramente de personal de apoyo es la de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea.

Autoridad Funcional. Derecho delegado aun individuo o un departamento para controlar procesos, prácticas y políticas específicas u otros  asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.

Delegación de Autoridad:  La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación.

Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.

La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas.

ERRORES de ORGANIZACIÓN

• RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
• MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)

EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos